Como organizar um evento corporativo: passo a passo

Como organizar um evento corporativo: passo a passo

Entender como organizar um evento corporativo pode parecer algo complexo, mas a verdade é que ações simples, como um bom planejamento, fazem toda a diferença.

Os eventos são momentos em que a sua empresa está em destaque, por isso é tão importante planejar os detalhes e definir estratégias assertivas para promover algo realmente relevante e inesquecível para o público.

Continue a leitura para descobrir o que é preciso para organizar um evento de sucesso!

O que são eventos corporativos?

Os eventos corporativos são um tipo de encontro com foco no campo profissional. O principal objetivo é estimular o relacionamento entre os participantes, sejam eles clientes, colaboradores ou parceiros de negócio.

Entender como funciona um evento corporativo é o primeiro passo para um planejamento de sucesso, por isso é fundamental aprofundar o conhecimento sobre o conceito.

Na prática, essas cerimônias podem variar em tamanho, formato e finalidade, mas sempre são ferramentas importantes para promover a marca, estabelecer conexões e desenvolver oportunidades de negócios.

Principais tipos de eventos corporativos

homem com um microfone apresentando evento corporativo

Antes de mergulharmos nas ideias para organizar eventos corporativos e falar mais sobre a organização em si, é importante conhecer os diferentes tipos de encontros.

Veja a seguir os tipos mais comuns de eventos corporativos.

Palestras

Ótimos formatos para inspirar e educar pessoas, as palestras são eventos que trazem um especialista para abordar temas específicos.

Esse tipo de cerimônia costuma ter uma duração menor quando comparado a outros modelos de eventos corporativos – de uma a três horas. 

Elas podem trazer assuntos mais instrutivos, como as políticas internas da empresa ou normas de segurança do trabalho, mas também podem trazer dicas de produtividade ou abordar a saúde mental no ambiente profissional, por exemplo.

Congressos

Com duração maior, os congressos são eventos que trazem a oportunidade de abordar assuntos de maneira mais aprofundada.

Durante o congresso, que pode durar vários dias, podem acontecer outras atividades, inclusive palestras.

O evento costuma reunir especialistas e profissionais de uma área específica para debater tendências, pesquisas e desenvolvimentos recentes do setor.

Conferências

As conferências são bem parecidas com os congressos, mas contam com uma abordagem mais ampla. Aqui, além de apresentar tendências e desenvolvimentos, os participantes também levantam hipóteses sobre uma determinada questão.

Por isso, são eventos com público mais nichado, que normalmente já tem um certo domínio sobre o assunto abordado. É uma boa opção para compartilhar conhecimentos ou buscar soluções para problemas.

Nessa estrutura, o conferencista desempenha o papel de intermediário entre o público e os especialistas convidados, que ficam responsáveis por responder às perguntas dos participantes.

Seminários

Se você deseja saber como organizar um evento corporativo mais dinâmico e interativo, os seminários são uma boa opção.

Com uma estrutura similar às conferências, esse tipo de evento também conta com um intermediador e convidados exclusivos, mas os participantes podem participar mais ativamente das discussões.

Convenções

As convenções podem atrair um público mais amplo e contam com uma variedade de atividades, desde exposições e palestras até sessões educacionais. 

Como abrem o leque para o perfil de participantes, são uma ótima opção se o seu objetivo é gerar oportunidades de negócios e estimular o networking.

Por ter um foco forte na interação, esse também é um modelo muito comum de evento corporativo interno, para integrar diferentes setores de uma empresa, por exemplo.

Workshops

Com foco em desenvolver novas habilidades ou aprofundar conhecimentos específicos, os workshops parecem um curso.

Normalmente, eles trazem uma contextualização sobre o assunto, abrem espaço para perguntas e promovem atividades práticas para fixar o aprendizado.

Por isso, são modelos muito utilizados pelas empresas para capacitar colaboradores, fornecer treinamentos ou até mesmo em confraternizações.

Como organizar um evento corporativo? Confira o passo a passo

Agora que você conhece os principais tipos de evento, vamos para o passo a passo necessário para organizar o seu próprio evento de sucesso.

Independente do formato ou da finalidade, confira algumas ações fundamentais.

Planeje com antecedência

pessoa com um notebook anotando em um caderno o passo a passo para organizar um evento corporativo

Planejar é a base para assegurar que tudo saia conforme o esperado e também para estar preparado para qualquer imprevisto.

Comece com antecedência e faça uma avaliação detalhada de todas as etapas por trás do evento, desde a divulgação até o cronograma do evento em si.

Alguns pontos que devem entrar no planejamento são:

  • prazos para realização de cada tarefa;
  • relação de parceiros e fornecedores;
  • cronograma do evento;
  • orçamento detalhado;
  • lista de convidados.

Defina o objetivo e público-alvo do evento

Para saber como planejar um evento corporativo, é preciso antes definir seus objetivos e público-alvo. É isso que vai ditar o rumo de toda a organização.

Entender para quem e para que o seu evento será destinado ajuda a visualizar diversos detalhes, como o melhor formato, por exemplo.

Para fazer essa análise, considere o tema que deseja abordar e se pergunte por que está realizando esse evento. 

Estabeleça um orçamento

Antes mesmo de entender como organizar um evento corporativo, procure avaliar as finanças da empresa para entender quanto pode investir.

Somente quando tiver um orçamento definido, comece a busca por locais, defina a quantidade de participantes e o tipo de estrutura oferecida. 

Escolha a melhor data e local

Escolher a data e o local pode parecer uma tarefa fácil, mas é importante considerar alguns fatores para evitar que ninguém apareça no grande dia.

Um desses cuidados é evitar feriados, uma vez que o seu público pode escolher viajar ou simplesmente querer relaxar nessas datas.

Em relação ao local, procure sempre opções com rotas acessíveis e capazes de acomodar confortavelmente a quantidade de pessoas esperadas, assim como infraestrutura adequada e com acessibilidade.

Crie estratégias de divulgação do evento

Para ter o seu público presente, você precisa informá-lo sobre o evento. Por isso, não esqueça de definir estratégias de divulgação.

Elas podem incluir ações em redes sociais, envio de convites exclusivos por e-mail ou até mesmo por correio. 

Invista em brindes personalizados para o evento da sua empresa

Para realmente impactar os seus convidados, a dica é investir em brindes corporativos personalizados. Além de ser uma oportunidade de reforçar a sua marca, também são ótimas ferramentas para se conectar com o público.

Com eles, é possível estimular o engajamento dos participantes com sua empresa, seja a partir do reconhecimento ou do compartilhamento do brinde nas redes sociais, por exemplo.

A dica é considerar brindes úteis e capazes de transmitir a essência da sua empresa. Algumas opções são:

  • canetas;
  • mochilas;
  • camisetas;
  • blocos de anotações;
  • garrafas ou canecas.

É importante também garantir a qualidade desses itens, para que eles realmente sejam relevantes para o público. Nesse ponto, a BeUni tem opções para todos os gostos e tipos de eventos.

Conheça a BeUni e garanta brindes personalizados para deixar a sua marca nos eventos corporativos!

Conclusão

Saber como organizar um evento corporativo demanda planejamento, dedicação e atenção aos detalhes.

Esses eventos são uma ótima oportunidade para estreitar laços, ampliar o seu negócio e desenvolver o conhecimento, mas é fundamental definir tudo de acordo com seus objetivos e público-alvo.

Com um planejamento estratégico e a escolha dos brindes certos, você pode garantir um evento de sucesso. A BeUni está aqui para ajudar na seleção dos melhores brindes para um evento inesquecível, é só entrar em contato!

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